展會策劃是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預先準備階段涉及到的所有文本文案。展會策劃書是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。

策劃的寫作要求：

內(nèi)容一：
展會名稱展覽策劃的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：基本部分，限定部分和行業(yè)標識。如“第25屆華夏園丁大聯(lián)歡”，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，則基本部分是“聯(lián)歡”，限定部分是“華夏”和“第25屆”，行業(yè)標識是“園丁”。

內(nèi)容二：展會地點
展會策劃選擇展會的地點，要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何，展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務如何等因素。

內(nèi)容三：辦展機構(gòu)
展覽策劃機構(gòu)是指負責展會的組織，策劃，招展和招商等事項的有關(guān)單位。一個展覽會的展覽策劃機構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位，承辦單位，協(xié)辦單位，支持單位等。

內(nèi)容四：辦展時間
辦展時間是指展覽計劃在什么時候舉行。辦展時間有三個方面的象征：一是指舉辦展的具體參與日期。二是指展覽的籌展和撤展日期。三是指展覽對觀眾開放的日期。 ??

內(nèi)容五：展品范圍
展覽的展品范圍要根據(jù)展覽的定位，辦展機構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。根據(jù)展覽的定位，展品范圍可以包括一個或是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類。

內(nèi)容六：展辦的頻率段
辦展的頻率段的英文指展會的英文一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。

內(nèi)容七：展會規(guī)模
展覽規(guī)模包括三個方面的構(gòu)成：一是展覽的展覽面積是多少，二是投放單位的數(shù)量是多少，三是參觀展覽的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展覽時，對這三個方面都要做出預測和規(guī)劃。在規(guī)劃展覽規(guī)模時，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展覽規(guī)模的大小將會受到會見觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。

內(nèi)容八：
展覽定位通俗地講，展覽定位就是要清晰地告訴參與企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，準確地說，展會定位就是辦展機構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況。展會定位要明確宣傳的目標投放商和觀眾，辦展目標，展會的主題等。

內(nèi)容九：展會價格和展會的初步預算
公告價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會初步預算是對舉辦會議所需要的各種費用和投入的預期的收入進行的初步預算。在策劃召開展覽時，要根據(jù)市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標納入商會參加非常重要。

內(nèi)容十：人員分工，招展，招商和宣傳推廣計劃
人員分工計劃，招展計劃，招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施時會相互影響。

內(nèi)容十一：展會進度計劃，現(xiàn)場管理計劃和相關(guān)活動計劃
展會進度計劃是在時間上對展會的招展，招商，宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統(tǒng)籌安排?，F(xiàn)場管理計劃是展會開幕后對展會現(xiàn)場進行有效管理的各種計劃安排。展會相關(guān)活動計劃是對準備在展會期間同時舉行的各種相關(guān)活動做出的計劃安排。