一、時(shí)間法則

在活動(dòng)的組織管理過程中，首先會(huì)遇到的問題常常是客戶究竟想在何時(shí)舉辦該項(xiàng)活動(dòng)方面的，因此，時(shí)間法則主要是指究竟有多少時(shí)間可供活動(dòng)的組織管理者進(jìn)行“配置”。如果沒有足夠的時(shí)間的話，活動(dòng)組織管理者可能不得不放棄這次機(jī)會(huì)，否則很可能導(dǎo)致活動(dòng)不能達(dá)到預(yù)期的質(zhì)量要求或者組織的不夠?qū)I(yè)，而這又很可能會(huì)造成喪失更多未來的機(jī)會(huì)。能夠用于活動(dòng)規(guī)劃及最后的活動(dòng)操辦的時(shí)間的長(zhǎng)短、組織管理者“配置”這些時(shí)間的方式會(huì)影響到活動(dòng)的運(yùn)行成本，有時(shí)甚至?xí)绊懙交顒?dòng)的成敗。盡管進(jìn)行準(zhǔn)確的時(shí)間預(yù)算可能需要依賴于大量的實(shí)踐積累，但是可以確定的是，時(shí)間預(yù)算應(yīng)該包括活動(dòng)之前的客戶會(huì)議、地點(diǎn)考察、溝通以及合同準(zhǔn)備等各個(gè)方面。同時(shí)應(yīng)該考慮到在時(shí)間預(yù)算時(shí)必須考慮到意外情況發(fā)生的可能性。

二、空間法則

空間法則既包括將舉辦活動(dòng)的具體的空間位置，同時(shí)也包括適于活動(dòng)的諸多重大決定的時(shí)間間隔。時(shí)間與空間之間的關(guān)系貫穿活動(dòng)組織管理全過程，正確處理兩者之間的關(guān)系對(duì)于活動(dòng)的成功起著非常重要的作用。而且活動(dòng)的舉辦地點(diǎn)一旦選定，活動(dòng)地點(diǎn)的位置以及該地點(diǎn)所提供的物質(zhì)方面資源將對(duì)活動(dòng)所需的額外時(shí)間投入產(chǎn)生顯著影響。比如，如果活動(dòng)舉辦地點(diǎn)是一個(gè)具有歷史意義的、有永久性的裝飾的大廈，則花費(fèi)在場(chǎng)地布置方面的時(shí)間顯然就不需太多，而如果活動(dòng)是在一個(gè)普通的飯店或會(huì)議中心或其他什么別的“徒有四壁”的地點(diǎn)舉辦的話，為了給活動(dòng)創(chuàng)造一個(gè)合適的氛圍環(huán)境就不得不多投入相應(yīng)的時(shí)間和資金。

活動(dòng)地點(diǎn)的選擇還要考慮到參加活動(dòng)的目標(biāo)市場(chǎng)的年齡結(jié)構(gòu)以及類型構(gòu)成。還需要考慮入口、出口問題，包括考慮車輛（圖3-1）、道具（包括動(dòng)物）、有殘疾的活動(dòng)參加者的出入問題以及其他任何涉及活動(dòng)場(chǎng)地進(jìn)出的因素，考慮進(jìn)出所需要的時(shí)間以決定究竟需要有多少道出入口，考慮停車、公共交通以及其他包括出租車、私人豪華車、旅游車輛在內(nèi)的交通工具所需的空間等許多方面的因素。

第四節(jié) 執(zhí)行計(jì)劃中的協(xié)同

成為一名優(yōu)秀的活動(dòng)組織管理者的關(guān)鍵是什么？盡管可能不是惟一的因素，但是具有做出英明果斷的決定的能力是非常重要的。因?yàn)樵谶@個(gè)活動(dòng)的協(xié)同過程中，需要組織管理者做出一系列的相關(guān)決定?；诮M織管理者自身職業(yè)訓(xùn)練和經(jīng)驗(yàn)的這些決定正確與否，將對(duì)整個(gè)活動(dòng)最后的結(jié)果產(chǎn)生極大的影響。在保持一種積極心態(tài)尋求應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的正確對(duì)策的同時(shí)，運(yùn)用一些重要的分析方法對(duì)所面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析同樣很重要。這包括：

（1）搜集所有信息，并從多個(gè)角度分析問題；

（2）站在可能受到?jīng)Q策影響的人群的立場(chǎng)，從正反兩方面審視決策；

（3）考慮決策可能導(dǎo)致的財(cái)政方面的問題；

（4）考慮決策可能導(dǎo)致的道德及倫理方面的問題；

（5）果斷決策而不要瞻前顧后。

活動(dòng)后的評(píng)估

活動(dòng)的組織管理過程是一個(gè)循環(huán)的、螺旋式改進(jìn)的過程，活動(dòng)評(píng)估既是整個(gè)活動(dòng)組織管理程序的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是下一個(gè)活動(dòng)組織管理的開始。因此可以說活動(dòng)后的評(píng)估是在為下一次活動(dòng)的組織與管理作準(zhǔn)備。

一、活動(dòng)后的評(píng)估跟蹤調(diào)查

活動(dòng)后的評(píng)估最常使用的方式是正式的書面調(diào)查。也就是在活動(dòng)結(jié)束后馬上就參加活動(dòng)各方的滿意程度進(jìn)行跟蹤調(diào)查。當(dāng)然這種方式由于從活動(dòng)“消費(fèi)”到調(diào)查進(jìn)行之間的時(shí)間間隔較短，所以就可能導(dǎo)致由于參加活動(dòng)的各方還沒來得及好好“消化”參加活動(dòng)所帶來的體驗(yàn)，不能給出恰當(dāng)?shù)男畔ⅲ虼擞锌赡苁顾玫姆答佇畔⒊霈F(xiàn)偏差。

二、活動(dòng)前與活動(dòng)后相結(jié)合的調(diào)查方法

這種方法特別有助于活動(dòng)組織管理者了解活動(dòng)是否滿足了參與活動(dòng)各方的預(yù)期。通過這種調(diào)查方法可以很好地發(fā)現(xiàn)在消費(fèi)者參加活動(dòng)前對(duì)該活動(dòng)的期望與最終所得到的實(shí)際結(jié)果之間是否存在“縫隙”，從而有助于活動(dòng)組織管理者要么改善對(duì)活動(dòng)所能得到結(jié)果的過高承諾，要么改善有關(guān)組織管理工作以便在下次活動(dòng)中加以改進(jìn)，使得那些本應(yīng)該帶給消費(fèi)者的體驗(yàn)等能真正被消費(fèi)者所“接收”。

不過，無論采取哪種評(píng)估方式，牢記不要等到活動(dòng)完全結(jié)束后才去了解活動(dòng)進(jìn)行的好壞程度，因?yàn)槿绻鹊侥切﹨⒓踊顒?dòng)的消費(fèi)者填完調(diào)查表的時(shí)候，得到的任何信息對(duì)本次活動(dòng)效果的改善已經(jīng)沒有任何好處了。因此評(píng)估必須注意與活動(dòng)進(jìn)程盡可能緊密相隨，能有助于在運(yùn)行過程中及時(shí)填補(bǔ)“縫隙”?；顒?dòng)規(guī)劃的藍(lán)圖如圖3-2所示。